個人情報のお取り扱いについて

日本アスペクトコア株式会社（以下、当社という）は、当社が提供を受けるすべての方（以下、ご本人という）の個人情報を適切に保護することが重要な社会的責務であると認識し、関連する法令、国が定める指針その他の規範、及び当社が定めた個人情報保護方針に基づいて、以下の運用管理を実施いたします。

日本アスペクトコア株式会社
代表取締役会長兼社長　中島直人

• 1.個人情報の取得について

  当社は、個人情報を適法かつ適正な方法によって取得します。
  また、個人情報を第三者から提供を受ける場合には、当該の個人情報が適法かつ適正に取得されていることを確認します。

• 2.個人情報の利用目的について

  当社は、下記の目的で個人情報を利用させていただくことがあります。

  （1）お客様、ビジネスパートナー様の個人情報

  ①アウトソーシング業務において個人情報を受託又はお取り扱いする場合

  • ドキュメントサービスにおけるプリントや複写・電子化・宛名印字・名刺作成業務で利用する、又は業務に必要な範囲でご連絡・お問い合わせに利用するため
  • コンタクトセンターおよびフィールドサービス受託において、製品修理・消耗品受注の受付や修理対応・消耗品出荷の業務で利用する、又は業務に必要な範囲でご連絡・お問い合わせに利用するため
  • 文教支援サービスにおいて、図書館運営サービス・教務事務運営サービス・補助金事務運営サービス・同窓会運営サービスで利用する、又は業務に必要な範囲でご連絡・お問い合わせに利用するため
  • 複合機等のオフィス機器販売において、売買やリース契約等で利用する、又は業務に必要な範囲でご連絡・お問い合わせに利用するため

  ②上記①以外で個人情報の提供を受ける場合

  • お問い合わせやご依頼に対応するため
  • サービスの提案・ご案内、開催イベント等をご案内するため
  • 商談や合同会議（リモート開催を含め）開催を目的として利用するため
  • 提供品質向上のためのアンケート調査で利用するため
  • お取引調査やマーケティング分析で利用するため

  （2）応募者の方の個人情報

  ①採用の選考のため
  ②選考結果のご連絡のため
  ③採用予定者の入社手続きのため
  ④障がい者雇用において、障がいに関する情報確認のため
  ⑤選考や入社を辞退された、または不採用になられた応募者の方へその他の求人に関する情報提供のため

  （3）株主様の個人情報

  ①会社法等に基づき、株主様の権利行使・義務履行で利用するため
  ②事業活動の報告書作成への記載や同報告書の送付で利用するため
  ③法令等に基づく株主データ作成等、株主管理で利用するため
  ④その他、株主様へのご連絡、ご通知、情報提供するため

  （4）当社の事業所へ来社される方の個人情報

  ①事業所の入退を記録することで、入退館管理に利用するため
  ②監視カメラで録画することで、防犯又は情報セキュリティのために利用するため

  なお、上記の目的の範囲外で個人情報を利用する場合には、再度ご本人様に通知し、同意を得るものとします。

• 3.個人情報の管理について

  当社は、個人情報の紛失・破壊・改ざん・漏洩・目的外利用等を防止するために、関連する法令、国が定める指針その他の規範、及び当社が定めた規定を遵守して厳重に管理します。
  また、個人情報取扱いの各ライフサイクルにおいて、その安全性を確保するために以下に示す安全管理措置を実施します。

  （1）組織的安全管理措置

  ①個人情報の安全管理措置を講じるための組織体制の整備
  ②個人情報の安全管理措置を定める内部規定の策定、および規定を遵守した運用
  ③保有する個人情報および各取扱い状況を一覧できる「情報資産管理台帳」の整備
  ④上記③個人情報の各ライフサイクルのリスク対策の設定
  ⑤個人情報の安全管理措置の定期点検（点検および内部監査、マネジメントレビュー）
  ⑥ 個人情報の緊急事態への対応方法の整備

  （2）人的安全管理措置

  ①雇用契約時および委託契約時における非開示契約の締結
  ②従業員に対する教育・訓練の実施
  ③従業員による個人情報取り扱い状況の点検

  （3）物理的安全管理措置

  ①個人情報取り扱い場所への入退館（室）管理の実施
  ②盗難等の防止
  ③機器・装置等の物理的保護

  （4）技術的安全管理措置

  ①個人情報へのアクセスにおける識別と認証
  ②個人情報へのアクセス制限
  ③個人情報へのアクセス権限の管理
  ④個人情報へのアクセスの記録
  ⑤個人情報を取り扱う情報システム機器の不正ソフトウェア対策
  ⑥個人情報の移送・送信時の対策
  ⑦個人情報を取り扱う情報システム機器の動作確認時の対策
  ⑧個人情報を取り扱う情報システム機器の監視

• 4.個人情報の外部委託について

  当社は、個人情報の利用目的に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを外部委託する場合があります。
  委託先の選定に際しては当社の基準を設けて審査を実施すると同時に、委託先に対する適切な管理・監督を実施いたします。

• 5.個人情報の第三者への提供について

  当社は下記の場合を除いて、お預かりした個人情報を第三者に提供することはありません。

  （1）ご本人の同意がある場合

  （2）法令等によって第三者への提供が認められている場合
  上記を除いて個人情報を第三者に提供する場合は、下記の事項をご本人に通知し同意を得るものとします。

  ・第三者へ提供する目的
  ・提供する個人情報の項目
  ・提供する手段又は方法
  ・その他の必要事項

• 6.仮名加工情報のお取り扱いについて

  当社は、個人情報を加工して仮名加工情報の作成又は取り扱いを実施しません。
  仮名加工情報を作成又は取り扱う場合は、法令・指針、その他の規範等に基づいて適切に取り扱います。

• 7.匿名加工情報のお取り扱いについて

  当社は、個人情報を加工して匿名加工情報の作成又は取り扱いを実施しません。
  匿名加工情報を作成又は取り扱う場合は、法令・指針、その他の規範等に基づいて適切に取り扱います。

• 8.個人情報の開示等の手続きについて

  当社が保有する個人情報に対して、ご本人から当該の個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加・削除・利用又は提供の停止（以下、開示等という）のご請求がある場合、下記の要領で対応させていただきます。

  （1）ご請求できる個人情報の開示等の内容

  • ①個人情報の利用目的の通知
    ②個人情報の開示＜有料＞
  • ③個人情報の内容の訂正又は追加
    ④個人情報の利用の停止又は削除・消去
  • ⑤個人情報の第三者への提供・外部委託の停止
  • ※上記で＜有料＞と記載のあるご請求につきましては、当社所定の手数料＜（6）手数料を参照＞をお支払い願います。

  （2）個人情報の開示等に対応できないケース

  当社は、下記①～⑤に該当する場合は、個人情報の開示等に対応いたしません。

  ①利用目的の通知

  • ・利用目的が明らかな場合
  • ・ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • ・当社の事業者としての権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  • ・国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力を求められる場合であり、当該業務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

  ②開示

  • ・ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • ・当社の事業者としての権利または正当な利益を害するおそれがある場合
  • ・法令に違反することとなる場合

  ③訂正・追加・削除

  ・法令の規定により特別の手続きが求められている場合

  ④利用又は提供の停止

  ・ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  ・当社の事業者としての権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
  ・法令に違反することとなる場合

  ⑤その他

  ・ご本人又は代理人の本人確認の書類に不備等があり、ご本人確認ができない場合
  ・当社が開示等の対象となる個人情報を保有していない場合
  ・当社に開示等の権利がない個人情報である場合

  （3）開示等のご請求方法

  ①ご来社又は書面送付によるご請求の場合

  当社所定の「個人情報開示等の請求書」に必要事項を記載し、本人確認書類・手数料（有料の場合）と併せてご提出をお願いします。
  「個人情報開示等の請求書」は、当社ウェブサイト「個人情報開示等請求書のダウンロードはこちら」からダウンロード可能であり、又は郵送により交付いたします。

  ②電話又は電子メールによるご請求の場合

  下記（4）開示等のご請求先まで、ご連絡いただくようお願い申し上げます。
  なお、電話又は電子メールによるご請求は、ご本人からの請求にのみ対応させていただきます。
  （受付時間　平日 9:00～17:30）

  （4）ご請求先

  個人情報保護に関する総合窓口 TEL:03-5212-7651（代表）／E-mail：privacy@aspectcore.co.jp

  ※採用へのご応募で提供いただいた個人情報

  採用センター TEL：0120-710-138／E-mail：haken@aspectcore.co.jp

  （5）ご本人確認について

  当社は、個人情報の開示等にあたり個人情報の誤った開示や漏えい等の事態を防止するために、ご本人であること（ご請求された方がご本人以外の場合は、正当な代理権を有する代理人であること）を確認させていただきます。

  ①ご来社又は書面送付によるご請求の場合の確認方法

  下記の書類をご提出ください。
  ・ご本人によるご請求の場合：運転免許証・健康保険証・パスポート等の公的発行書類又はそのコピー
  ・代理人によるご請求の場合：上記のご本人確認書類に同じ

  ②電話又は電子メールによるご請求の場合

  当社より折り返しお電話し、ご本人確認をさせていただきます。

  （6）手数料

  個人情報の開示をご請求される場合は、1件につき1,000円の手数料をお支払い願います。1,000円分の郵便切手又は郵便為替の同封をお願いいたします。

  （7）開示等のご請求の結果の通知

  開示等のご請求の結果について、「個人情報開示等の請求書」に記載されたご本人又は代理人宛てに通知いたします。また、開示等に対応できない場合は、その理由を通知させていただきます。通知までに日数を要することがありますが、予めご了承ください。

  （8）個人情報の開示等のご請求により当社が取得した個人情報の利用目的

  個人情報の開示等のご請求により当社が取得した個人情報は、開示等の手続きに必要な範囲内でのみ利用いたします。また、ご提出いただいた書類は、手続き完了後速やかに適正に廃棄いたします。（ご返却いたしません）

• 9.個人情報提供にあたっての注意事項

  ご本人からの、個人情報の提供は任意です。但し、必要な情報をご提供いただけない場合、当社から情報提供や連絡・回答ができないことがあります。

• 10.ウェブサイトにおけるセキュリティについて

  （1）SSL（Secure Sockets Layer）について

  ウェブサイトから個人情報をご提供いただく場合は、ネットワーク上での漏えいを防止するセキュリティ対策として、データ暗号化技術＝SSL（Secure Sockets Layer）を使用いたします。但し、ご本人のネットワーク環境等によりSSLが使用できない場合があります。その場合には、通信途上における安全性は確保できません。

  （2）クッキー（Cookie）の利用について

  当社が運営するウェブサイトにおいて、クッキー（Cookie）を次の目的で利用することがあります。

  ①ウェブサイトの利便性の向上のため
  ②個人を特定できない状態で統計資料として利用するため

  （3）Googleアナリティクスの利用について

  当社のウェブサイトの訪問者数と訪問者の利用状況を把握し、分析することでウェブサイトを改善するためにGoogleアナリティクスを利用することがあります。Googleアナリティクスは、クッキー（Cookie）を利用して、当社ウェブサイトへのアクセス情報を特定の個人を識別する情報を収集せず、統計情報として収集します。
  アクセス情報の収集・利用方法については、以下のページをご覧ください。
  https://www.google.com/intl/ja/policies/privacy/partners/

• 11.個人情報に関するお問い合わせ先

  当社は、個人情報のお取り扱いに関する責任者として個人情報管理責任者を選任、併せて開示等への対応及び苦情・相談のお問い合わせ先として「個人情報保護に関する総合窓口」を設置しています。

  
  
  • ・個人情報管理責任者：野尻 清彦（取締役 常務執行役員）
  • ・個人情報保護に関する総合窓口
  • ・住所：〒102-0073 東京都千代田区九段北4丁目1番3号 日本ビルディング九段別館6階
  • ・TEL：03-5212-7651（受付時間 平日 9:00〜17:30）
  • ・E-mail：privacy@aspectcore.co.jp
  
  
  • ※認定個人情報保護団体の名称、及び苦情解決の申出先
  • （個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受け付けています）
  • ・名称：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
  • ・苦情解決の申出先：認定個人情報保護団体事務局
  • ・住所：〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
  • ・TEL：03-5860-7565 又は 0120-700-779